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Qu’est-ce que l’externalisation des achats ?

Cette stratégie consiste à confier les actes d’achats ou de logistique, complexes et chronophages, à un prestataire spécialisé qui a les moyens et les compétences pour les traiter.

Quelles sont les bonnes raisons d’externaliser les achats techniques ?

L'externalisation renforce les équipes en compétences achats et allège la charge des collaborateurs.
Les effets les plus puissants des achats se font au niveau des études et de la R&D des produits et des projets.
Les cycles d'achats sont lourds et longs en entreprise. Un prestataire externe est doté de compétences spécialisées pour traiter très rapidement une demande

Qu’est-ce qu’un Centre de Services Partagés (CSP) pour Extern'Achat?

Il s'agit d'une plateforme de spécialistes réunissant toutes les compétences, impliqués dans le processus d'achat : acheteurs métier, ingénieurs en support technique, spécialistes sourcing, assistantes administrateurs, comptables, juristes. Chacun de ses acteurs est spécialisé dans ses tâches et n'est mobilisté que sur son strict périmètre de compétences pour une efficacité optimale.
Les prestations de ce plateau technique sont "partagées" ou encore "mutualisées" au profit de tous les clients du service Extern'Achat de CEDIA.

Quels types, quelles familles d’achats peut-on externaliser ?

Extern'Achat traite principalement les achats techniques : achats sur plans, achats sur cahier des charges... Le département peut également traiter des achats courants, non stratégiques, sur demande du client. Depuis plus de 20 ans, tous les types d'achat (soit 450 segments) ont déjà fait l'objet de traitements par CEDIA.Extern'Achat gère également des projets de réduction de coûts, plus efficaces lorsqu'ils sont externalités.

Quelle est la garantie de résultat ?

Extern'Achat s’engage à travailler avec des équipes métiers, des équipes professionnelles et staffées pour mettre en œuvre tous les moyens qu’il faut pour obtenir des résultats.
S’il s’agit d’une demande d’achats (traitement de familles d’achats avec des composants connus), l’obligation d'Extern'Achat est d’engager les commandes, de les suivre auprès des fournisseurs pour qu’elles soient ensuite livrées au client.
S’il s’agit d’une demande de prix, l’obligation à laquelle s’engage Extern'Achat est d’œuvrer pour obtenir des propositions valables et pertinentes auprès des fournisseurs par rapport aux besoins du client.

Peut-on tester Extern'Achat avant de s’engager, afin de s’assurer de la qualité du service ?

Nous travaillons sur des projets et avec des budgets d’externalisation nécessitant une décision stratégique. CEDIA recherche donc des relations à long terme avec ses clients. Pour tester les services d'Extern'Achat, il est indispensable de commencer par un domaine bien identifié, avec un périmètre d’achat précis pour mettre en place une relation de qualité afin que la prestation et l’intégration des organisations se fassent correctement.

Un intermédiaire ne signifie-t-il pas des délais supplémentaires ?

Au contraire, l’externalisation raccourcit les délais. Dans une entreprise, entre la demande émise par une personne qui émet un besoin et le temps de traitement interne, il s’écoule souvent plusieurs jours. Avec une plate-forme externalisée, plus réactive, les clients peuvent avoir des engagements de commandes qui se font à J + 2, et en 2 heures en cas d’urgence. Le délai est d’autant plus rapide que les articles sont référencés et connus.

Comment mesurer le gain de l’externalisation pour l’entreprise ?

L’intérêt d’une plate-forme est d’être organisée pour mesurer la performance, l’écart de prix. Cette mesure est d’autant plus primordiale qu’une partie de la rémunération d'Extern'Achat est établie sur la performance.

Peut-on suivre l’état des commandes ?

Oui, les délais de livraison impératifs pour le fournisseur sont définis dès le départ, à l’engagement de la commande. Pour rester informé, CEDIA propose à ses clients une plateforme collaborative en ligne permettant de consulter leurs dossiers. assurant ainsi une « traçabilité » du service. Pour sécuriser les délais et aboutir à une ponctualité supérieure à 96%, Extern'Achat élabore une succession de relances préventives au cours desquelles les dates de livraison sont à chaque fois reconfirmées.

En quoi le service Extern'Achat se différencie-t-il d’une centrale d’achat ?

Une centrale d’achat regroupe et globalise les besoins d’utilisateurs et passe commande ensuite à certains fournisseurs. Or, les besoins des entreprises industrielles sont devenus tellement multiples que ce système ne peut plus fonctionner.
Le modèle économique d’Extern'Achat et de l’externalisation est différent : CEDIA travaille pour le compte et au nom de ses clients, et n’achète rien en direct. Les acheteurs de CEDIA se comportent comme des acheteurs de ses clients, notamment en achetant aux fournisseurs qu’’ils ont agréés.

Quel coût supplémentaire le service Extern'Achat induit-il ?

Certes, comme tout service, Extern'Achat a un coût qui doit être comparé avec la rentabilité. Mais le service engendre davantage d’économies qu’il ne coûte : le coût de traitement d’une commande (couramment estimé à 150 euros en interne) est divisé par deux. Par ailleurs, les économies réalisées sur les prix d’achats sont restituées sous forme de boni.

Pourquoi un responsable achats a-t-il intérêt à faire un audit de son entreprise ?

pour identifier, avec un œil extérieur, le fonctionnement de l’entreprise, ses points forts et ses marges d’amélioration
pour définir les objectifs de progrès et les décliner en orientations stratégiques et méthodes de management
pour impliquer les personnes concernées dans la recherche de performance.

Quels types de pièces administratives sont-elles nécessaires à un audit ?

Un panel de dossiers d’achats pour lesquels nous mesurons et vérifions données et méthodes,
Une sélection de factures.

Quelle est la durée d’un audit et d’un diagnostic ?

Un diagnostic dure généralement 2 x 2 heures en début et en fin de parcours.
La durée d’un audit varie de 1 à 5 jours selon la taille de la fonction achat : 1h30 par personne environ est nécessaire pour les interviews du personnel du service, durée à laquelle s’ajoute un retour portant sur les plans de vérification.

Comment se déroulent les audits de CONSEIL’ACHAT ?

Les procédures d’interventions sont sous Assurance Qualité Achat et définies suivants les normes de l’IFACI, Institut français de l'audit et du contrôle internes.
Les audits sont menés par un consultant senior expert de la fonction achats assisté d’une équipe d’analystes et d’un support administratif.
Les analyses s’appuient sur la norme NFX50-128 d’organisation des achats et approvisionnements ainsi que sur les référentiels de statistiques, benchmarks et « best-practices » capitalisées par CEDIA depuis 1990.

Quel est l’outil opérationnel remis à l’entreprise à l’issue d’un audit ?

CONSEIL’ACHAT restitue un rapport d’orientation et un rapport final ou un schéma directeur composés :
de notes, remarques, analyses, points forts/faibles et points clé, assortis de synthèses.
de recommandations sur les dysfonctionnements observés.
de « fiches projets » qui constituent le menu du progrès, et qui décrivent pour chaque projet les étapes, les objectifs, les ressources, les budgets et l’évaluation de la rentabilité attendue.

Quelle est la démarche de gestion des projets CONSEIL’ACHAT ?

Spécifier fonctionnellement avant d’agir et de réaliser – identifier les « livrables »
Recueillir l’approbation des futurs utilisateurs
Concevoir les solutions techniques et organisationnelles concrètes
Planifier la documentation
Structurer les projets et solutions en composants par niveaux
Décrire et tester les composants un par un
Intégrer les composants pour constituer la solution
Respecter l’enchaînement des phases
Prononcer une réception globale de chaque solution.

Quelle est la méthode de la formation coaching ?

Le coach se déplace en entreprise environ une fois par mois et rencontre le collaborateur en formation.
Le reste du temps, la formation est dispensée à distance (comment ? quels supports ? webcam, tutorat par téléphone ? Il faudrait préciser), en intra et en groupe (par exemple, nous réunissons plusieurs acheteurs autour de la façon de rédiger un contrat d’achat, sur la façon de gérer un appel d’offre… ce qui permet à chacun de bénéficier des problématiques soulevés par tous).
Les connaissances sont organisées par modules portant sur les savoir-faire du processus achat.
La formation s’appuie sur des projets concrets de l’entreprise, sur lesquels le collaborateur met immédiatement en application ses connaissances.
Le collaborateur travaille à son poste à 100% et gère son projet avec le soutien de nos intervenants. Il ne s’absente pas de l’entreprise.
&La formation est synchronisée sur le planning de chacun des projets
Le coach conseille le collaborateur sur les meilleurs pratiques à adopter et lui donne un feedback en le rencontrant une fois par mois.
Dernière étape : le collaborateur présente devant sa direction le bilan du projet mené au cours de son coaching.

Comment arbitrer entre recrutement et management de transition ?

La question est simple : l’entreprise a-t-elle besoin de renforcer sa fonction achat de façon permanente ?
La sélection de la meilleure ressource à un poste permanent relève du recrutement. Par exemple, si des employés évoluent, quittent l’entreprise et laissent leur poste vacant, le recrutement sera la solution à adopter.
Au contraire, le staffing de projet répond à des besoins ponctuels sur des périmètres bien identifiés : absence temporaire d’un salarié, besoin de forces vives sur un nouveau projet entraînant une surcharge de travail pour certains collaborateurs, situation de crise (disparition d’un fournisseur, pénurie d’approvisionnement…) ou des opérations ponctuelles de réduction de coûts.

Quels sont les avantages de chacune des deux prestations ? Avantages du recrutement par CEDIA :

Nous connaissons parfaitement le métier des achats. Les exigences et qualité de la fonction sont maîtrisées et nous permettent de juger rapidement des capacités et aptitudes d’un candidat à faire face aux attentes de la société qui recrute.
Nos tests et méthodes éprouvés (entretiens filmés, mise en situation…) permettent d’évaluer les connaissances et savoir-faire des candidats.
CEDIA dispose d’un réseau important de professionnels des achats, d’un réseau d’écoles, d’universités et de centres de formation d’acheteurs permettant de trouver le meilleur candidat.

Avantages des missions par CEDIA :

Les professionnels sont disponibles dans des délais très courts (une à deux semaines)
Nous connaissons parfaitement nos professionnels et sélectionnons le meilleur profil en fonction du cahier des charges de la mission.
Chaque professionnel est encadré par un manager CEDIA.

Sous quels délais intervient CEDIA ?

Le recrutement demande, en général, entre 3 à 6 mois de délai pour choisir le meilleur candidat.
Le staffing de projet répond aux besoins de réactivité : nos consultants sont opérationnels en 1 à 2 semaines seulement.

L’entreprise a-t-elle un droit de regard sur ce que fait le professionnel en mission ?

La mission en délégation est établie sur cahier des charges, et conduite en étroite collaboration avec l’entreprise. CEDIA est en contact permanent avec le client pour ajuster, orienter, redéfinir le déroulement de chaque étape du projet.
De plus, les professionnels sont sous la responsabilité de CEDIA et dans le cas où ils ne conviendraient pas, nous nous engageons à les remplacer.

Quel est le rôle du manager CEDIA ? Intervient-il dans l’entreprise ?

Le manager supervise les professionnels en mission. Il leur apporte aide et conseil dans la façon dont ils gèrent la mission. Le manager s’assure également que les professionnels travaillent selon les normes appropriées du projet et dans le sens des objectifs définis avec le client.

De quelles compétences dispose CEDIA ?

Nous disposons d’acheteurs double compétences (technique et achat), d’acheteurs multilingues, d’acheteurs par technologie (électronique, mécanique…), d’assistants achat, d’ingénieurs achat…
Tous les profils sont disponibles mais il faut anticiper. Afin de fournir les compétences adéquates, un préavis suffisant est nécessaire pour gérer les agendas et calendriers de nos intervenants qui peuvent être déjà en mission.

Pour qui le professionnel en mission travaille-t-il ? Qui le paye ?

Les professionnels font partie du personnel CEDIA.
L’entreprise est généralement facturée sur la base d’un tarif journalier lors d’un décompte en fin de mois.

En cas de recrutement, comment être sûr que le candidat va correspondre aux besoins le l’entreprise ?

Le droit du travail prévoit une période d’essai durant laquelle CEDIA accompagne le candidat et l’évalue. Si le candidat ne donne pas satisfaction durant cette période, nous nous engageons à le remplacer au titre de notre garantie.

Quel est le processus de recrutement ?

Analyse du cahier des charges du poste, réalisée par notre département STAFF’ACHAT.
Diffusion rapide et ciblée de l’annonce après une valorisation de l’entreprise qui recrute.
Entretiens et tests élaborés par CEDIA aboutissant à un dossier de candidature complet dans lequel figureront les compétences et personnalités étudiées
Présentation de plusieurs candidats
Choix du bon profil par l’entreprise en fonction des affinités
Société CEDIA S.A.  Tél.: +33 4 76 26 23 86 -  Siège 46, rue du Vinay  -  38360 Sassenage  - France - R.C.S. Grenoble - SIRET 378 318 208 00022 - APE 4669B
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